会议活动规划要点

会议活动规划要点----会议服务人员培训交流材料分享 　　

[b]会议活动规划要点（上）[/b]　　1） 精心设计规划主题：　　针对会议活动定位，为未来会议活动发展的主轴、方向、推动的重点及主题而设计规划，以吸引较多的参与者。 　　2）协助国际竞标资料搜索：　　要参与国际竞标需要各类完整的信息，例如举办条件、服务措施和环境、支持信函、预算等，都要先规划好。 　　3）规划完整的竞标执行计划：　　如何想国际会议委员会报告，准备什么资料什么是你的城市最核心的竞争里？），如何争取各个代表的支持，同时又竞标成功。　　4）协作筹设工作委员会：　　筹办会议有许多细节工作，因此交付各工作小组的分工职务、组织图、工作权责及各个工作委员会的联系及筹备会议召开，都应先行考虑。　　5）决定会议名称及日程：　　任何会议的举办时间都应与其他地区或世界会议错开，一避免时间重复，同时也容易吸引更多与会者参加，当然，会议名称也很重要。　　6）规划会议办理模式及做法: 　　这样才能正确且有目的的开始筹办会议事务和工作。 　　7）详细评估并提交预算　　整体会议所需的预算是会议成败的关键因素，各项预估细目、需求数量、日程及运作方式，都影响预算的编制和评估。 　　8）经费来源：　　各项会议的收入来源，所占比例以及什么时候会到帐。 　　9）建立募款机制：　　许多会议的召开都有赖于充足的经费，但是如何募款，对象如何寻找？是不是该编制募款说明书？寻求赞助的做法应该如何开展？都应该规划清楚。　　10）建立大会收支程序：　　要办理国际会议当然要开立外汇收支帐户，但如何开立？收支帐款如何操作？都应该有合理程序，确保会议顺利推动。　　11）确认专业会议策划顾问： 　　一场圆满成功的国际会议，绝对需要聘请有经验的专业人士或公司提供策划支持。　　12）会议场地搜索和勘察： 　　要选择度假村、市区会议中心、还是大学？需要多大的面积？有多少分组房间空间尺寸合适与否？　　13）确认场地及周边条件： 　　会议场地需要相当多的配合条件，诸如交通状况如何？是否有配套的影音条件？服务质量怎样？　　14）确认整体会议流程： 　　会议的议程及操作程序都应该先行安排妥当，自然比较容易推动各项筹备工作，并能吸引与会者。　　15）规划各类配合活动： 　　会议可能附加许多相关活动，比如开闭幕典礼、接待酒会、参观旅游等，这些都是会议筹备的规划重点。　　16）确定演讲人及演讲方式： 　　国际会议的演讲人